Jak wiadomo, w niektórych trybach udzielenie zamówienia jest poprzedzone negocjacjami.
Czy w dobie elektronizacji postępowań negocjacje należy prowadzić elektronicznie? A może zamawiający powinien pozostać przy osobistym spotkaniu negocjatorów?
Jeden z uczestników szkolenia napisał nawet tak: „negocjacje zwyczajowo prowadzi się ustnie/osobiście. Nie widzę innego, rozsądnego rozwiązania.„
Przyzwyczajenie drugą naturą człowieka 🙂
Forma negocjacji
Zasadniczo postępowanie (a więc i negocjacje) prowadzi się za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Art. 61 ust. 2 Pzp dopuszcza (ale nie nakazuje) komunikację ustną m.in. w toku negocjacji.
Co ważne, komunikacja ustna nie musi być prowadzona przy jednoczesnej obecności każdej ze stron (tak rozumiem „osobiste spotkanie”). Strony mogą użyć środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość – np. telefonu.
Decyzja co do sposobu prowadzenia negocjacji należy do zamawiającego. Ma on do wyboru:
- ustne negocjacje podczas osobistego spotkania,
- ustne negocjacje podczas rozmowy telefonicznej,
- ustne negocjacje podczas telekonferencji z wykorzystaniem środka komunikacji elektronicznej (Meet, Zoom, Teams, Skype….),
- negocjacje z wykorzystaniem elektronicznego środka komunikacji bezpośredniej (czat),
- negocjacje z wykorzystaniem korespondencji elektronicznej (e-mail, specjalne oprogramowanie pozwalające na przekazywanie stanowisk negocjacyjnych),
- melanż powyższych sposobów.
Ustne negocjacje wymagają odpowiedniego udokumentowania (art 62 ust. 2 in fine). Oczekiwałbym co najmniej notatki służbowej z takiej rozmowy.
Intuicja podpowiada, że taka notatka powinna stanowić załącznik do protokołu. Zamawiający powinien jednak zachować poufność negocjacji tam, gdzie tego wymagają przepisy Pzp. Bezrefleksyjne udostępnianie dokumentów potwierdzających przebieg negocjacji może doprowadzić do naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa.
Zamawiający może też decydować się na korespondencyjne prowadzenie negocjacji. W takim przypadku należy wykorzystać środki komunikacji elektronicznej (np. e-mail).
Przywołany wyżej uczestnik szkolenia powątpiewa w rozsądność takiego rozwiązania. Nie podzielam tych wątpliwości.
Dostrzegam sporo zalet takiego rozwiązania. Korespondencja (elektroniczna) pozwala na przemyślenie i właściwe sformułowanie stanowiska negocjacyjnego. Poza tym pozwala na obniżenie kosztów negocjacji, które często pojawiają się po stronie wykonawcy. Przesłane wiadomości elektroniczne są dokumentami w rozumieniu art. 77(3) KC), więc tak prowadzone negocjacje nie wymagają dodatkowego „udokumentowania”, o którym mowa w art 61 ust. 2 Pzp.
Nie twierdzę, że taka formuła jest jedynym, najlepszym rozwiązaniem. Widzę też jej wady – przede wszystkim czasochłonność.
Chciałbym jednak, aby zamawiający kierowali się efektywnością postępowania, a nie swoimi wieloletnimi przyzwyczajeniami.
–Maciej Lubiszewski–
***
Dokument rejestrowy w postępowaniu
Zamawiający mają niekiedy wątpliwości, w jaki sposób sprawdzać umocowanie osoby, która podpisała ofertę do reprezentowania wykonawcy.
Takie umocowanie może wynikać z dokumentu rejestrowego lub z pełnomocnictwa. Zajmijmy się tym pierwszym.
Kiedyś w tym celu zamawiający wprowadzali do prowadzonych postępowań podstawę wykluczenia dotyczącą upadłości. Dokumentem, który tę podstawę weryfikował był bowiem odpis lub informacja z KRS/CEIDG [Czytaj dalej…]
Dzień dobry!
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }