Zamawiający mają niekiedy wątpliwości, w jaki sposób sprawdzać umocowanie osoby, która podpisała ofertę do reprezentowania wykonawcy.
Takie umocowanie może wynikać z dokumentu rejestrowego lub z pełnomocnictwa. Zajmijmy się tym pierwszym.
Kiedyś w tym celu zamawiający wprowadzali do prowadzonych postępowań podstawę wykluczenia dotyczącą upadłości. Dokumentem, który tę podstawę weryfikował był bowiem odpis lub informacja z KRS/CEIDG.
Tytułowy problem dość często pojawia się wśród pytań od uczestników moich szkoleń. Dziś dostałem taką wiadomość:
Robiłam w tym roku dwa postępowania na to samo zadanie. Pierwsze z nich zostało unieważnione, ale w jego trakcie wzywałam do złożenia wykazu robót i wykazu osób, a wykonawca złożył je w sposób prawidłowy. Czy przy drugim (powtórzonym) postępowaniu muszę wzywać jeszcze raz o to samo? Referencje się nie zmienią, jedynie wezwałabym do złożenia wykazu osób, bo wykonawca może zechcieć zmienić np. kierownika robót.
Moim zdaniem, zamawiający powinien wezwać do złożenia kompletu podmiotowych środków dowodowych, niezależnie od tego, czy nimi dysponuje, czy też nie.
Odstąpienie od żądania złożenia środków dowodowych zachodzi wówczas, gdy znajdują się one w ogólnodostępnych bazach i zamawiający może do nich dotrzeć samodzielnie, korzystając z danych podanych przez wykonawcę.
Przez jakiś czas nie pisałem i porobiło się trochę zaległości. Z kilkunastu pytań, które czekają na odpowiedź wybrałem dziś jedno związane z TP-2. Zainteresowanie tym wariantem trybu podstawowego cały czas jest spore, co mnie cieszy, ponieważ zamawiający zaczynają próbować swych sił w negocjacjach.
W najbliższy piątek (20 maja) będę prowadził krótkie (1,5 godz.) szkolenie dotyczące trybu podstawowego z fakultatywnymi negocjacjami. W jego trakcie będę opowiadał, że fakultatywny charakter negocjacji jest tylko jedną i do wcale nie najważniejszą ich cechą. Organizatorem jest NIST. Szkolenie jest bezpłatne i można zapisać się na nie wchodząc w ten link.
Wracając do pytania, brzmiało ono tak:
W postępowaniu w trybie podstawowym z fakultatywnymi negocjacjami odbyły się negocjacje, ale oferta dodatkowa wpłynęła po terminie składania ofert. Czy odrzucam ofertę dodatkową, bo wpłynęła po terminie, ale zatrzymuję pierwszą i ją oceniam i badam? Co z ustaleniami negocjacyjnymi – wykonawca zadeklarował niższą cenę?
Moim zdaniem, oferta dodatkowa złożona po upływie terminu składania ofert podlega odrzuceniu, co jednak nie wpływa na ważność oferty głównej, tj. oferty złożonej w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. Zamawiający „zatrzymuje” zatem pierwszą ofertę i to ona jest brana pod uwagę przy przyznawaniu punktów.
Co do oceny i badania, to jak rozumiem w pytaniu chodziło o punktację i ewentualną pełną kwalifikację podmiotową wykonawcy najwyżej ocenionego.
Zgodność oferty z warunkami zamówienia powinna być badana wcześniej. Służy to temu, aby nie zapraszać do negocjacji wykonawców, których oferty podlegają odrzuceniu (np. z powodu niewłaściwej formy).
Ustalenia negocjacyjne są z natury niewiążące – tym różnią się od oferty, która wiąże oferenta w terminie związania. Deklaracja wykonawcy nie ma tu więc żadnego znaczenia.
–Maciej Lubiszewski–
Prowadziłem niedawno szkolenie poświęcone SWZ. Jedno z zadanych pytań brzmiało tak: „czy kierownik jednostki może powołać w zarządzeniu samego siebie na przewodniczącego albo członka komisji przetargowej?„
Pytanie było wprawdzie luźno związane z tematyką szkolenia, ale postanowiłem zastanowić się nad sprawą i odpowiedzieć na łamach bloga.
No cóż, z jednej strony ustawa rozdziela zadania kierownika i komisji przetargowej. Z art. 54 Pzp jednoznacznie wynika, że komisja jest „zespołem pomocniczym kierownika”. Nie za to też płaci się kierownikowi, aby zajmował się pracą w komisji przetargowej.
Z drugiej jednak strony, komisja jest organem kolegialnym i zawsze będzie podmiotem odrębnym od osób, które wchodzą w jej skład. To, że Pan Iksiński jest kierownikiem zamawiającego nie pozbawia odrębności komisji przetargowej, której Pan Iksiński przewodniczy.
Owszem, efekt prac komisji często jest przedstawiany kierownikowi przez przewodniczącego, więc w takich sytuacjach Pan Iksiński będzie pisał do Pana Iksińskiego. Takie pismo będzie może wyglądało dziwnie, ale nie jest to powód do wykluczenia takiej możliwości.
To mógłby być problem, gdyby Pzp ustanawiało standard niezależności komisji od kierownika. Wówczas przewodniczenie jej przez kierownika kładłoby kres takiej niezależności.
Ale takiego standardu nie ma. Przecież członków komisji powołuje oraz odwołuje kierownik i nie musi się ze swoich decyzji tłumaczyć.
Konkludując, kierownik powinien zajmować się zarządzaniem całą jednostką, a nie prowadzeniem poszczególnych postępowań. Mimo to, żaden przepis nie zabrania kierownikowi stanąć na czele komisji przetargowej albo choćby zostać szeregowym jej członkiem.
–Maciej Lubiszewski–
Oto kolejne pytanie, które padło podczas szkolenia.
„Jakie jest Pana zdanie na temat procedowania oferty skompresowanej w pliku rar a nie zip? Format rar nie występuje w załączniku do rozporządzenia. Jesteśmy w posiadaniu oprogramowania, które umożliwia nam procedowanie plików rar.”
Istotnie, rozporządzenie KRI nie wymienia formatu rar, mimo że jest to bardzo popularny format „paczek” plików.
Rozporządzenie wskazuje te formaty, które musi obsługiwać instytucja publiczna. Nie oznacza to jednak, że oprogramowanie tej jednostki nie może obsługiwać również innych formatów.
Wykonawca, który tworzy pliki w formacie spoza rozporządzenia KRI bierze na siebie ryzyko, że zamawiający nie będzie w stanie takich plików otworzyć.
Natomiast, jeżeli zamawiający ma odpowiednie oprogramowanie, to powinien z niego skorzystać. Tak powinien postępować zamawiający, którego pracownik zadał to pytanie.
Odrzucenie oferty (art. 226.1.6 Pzp) będzie możliwe dopiero, gdy zamawiający wykaże, że nie miał technicznych możliwości zapoznania się z treścią oferty.
–Maciej Lubiszewski–
Dzień dobry!